Politica de confidențialitate
Notă de informare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal
POSITIVE WORKING SRL, cu sediul în Sânpetru, Strada Venus, Nr. 14, Cam 1, jud. Brașov, România, CUI 47868145, E-Mail hello@positiveworking.eu, vă informează prin prezenta despre prelucrarea datelor dumneavoastră personale de către POSITIVE WORKING SRL (denumită în continuare POSITIVE WORKING ) și drepturile pe care le aveți în conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (denumit în continuare RGPD) și legislația națională privind protecția și securitatea datelor personale, în vigoare.
Ne propunem să protejăm datele dumneavoastră și să fim transparenți cu privire la categoriile de date prelucrate. POSITIVE WORKING înțelege obligațiile care îi revin față de dumneavoastră ca persoană vizată și dorește să vă ajute să înțelegeți cum și de ce prelucrăm datele dumneavoastră.
Această notă de informare are scopul de a vă explica modul în care are loc prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal și modul în care ne asigurăm că aceste date sunt prelucrate responsabil și în conformitate cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal care este aplicabilă.
Deoarece legislația în acest domeniu se schimbă rapid și noi vom revizui această notificare în acord cu noile reglementări.
Ce date cu caracter personal prelucrăm
Pentru desfășurarea serviciilor specifice POSITIVE WORKING, pentru respectarea prevederilor legale dar și pentru organizarea eficientă a activității noastre, prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:
Date personale și detalii de contact cum ar fi: nume și prenume, adresă de domiciliu / reşedinţă; număr de telefon mobil; adresă de e-mail.
Date incluse în CV: date referitoare la calificările profesionale, experiența în muncă, angajatori, venituri salariale și alte beneficii.
Opinii şi viziuni (pot include date sensibile), cum ar fi: orice opinii şi viziuni pe care ni le transmiteţi sau orice opinii şi viziuni pe care le postaţi public despre noi pe reţelele de socializare (social media) sau pe care le faceţi cunoscute pe alte canale publice.
Date referitoare la achiziții și interacțiunea cu noi, cum ar fi: evidențe ale interacţiunilor dumneavoastră cu noi; detalii referitoare la istoricul achiziţiilor dumneavoastră de la noi.
Date de identificare online referitoare la adresa I.P., numărul MAC al plăcii de bază, prelucrate în momentul accesării paginii noastre web. Pentru detalii referitoare la modul în care cookie-urile prelucrează aceste date, vă invităm să citiți Politica noastră de cookie.
Sursa datelor cu caracter personal
În principal, informatii pe care le procesăm provin direct de la dumneavoastră în momentul în care accesați unul din serviciile noastre. Vom solicita doar informațiile strict necesare asigurării cadrului comercial obligatoriu în astfel de situații, precum și informații ce țin de organizarea și desfășurarea activității.
Colectarea datelor se realizează:
- Direct de la persoana vizată prin e-mail, prin completarea formularelor de contact sau cererii unei oferte de servicii.
- Prin intermediul unui intermediar (de ex. când accesați o aplicație parteneră ce transmite datele dumneavoastră în vederea unei cereri de ofertă);
- În cazul datelor cu caracter profesional identice cu cele personale, când sunt comunicate de către angajatorul dumnevoastră în vederea stabilirii unei relații comerciale.
În principal solicităm datele de contact, datele personale și informațiile financiare necesare tranzacțiilor, pentru identificarea dumneavoastră și desfășurarea unui contract comercial.
Există cazuri când informațiile provin de la partenerii noștri. În acest caz, ne rezumăm la prelucrarea datelor de contact și datelor personale strict necesare desfășurării activității, pentru a vă facilita accesul în cele mai bune condiții la serviciile și produsele POSITIVE WORKING.
Indiferent de sursa de unde provin datele cu caracter personal, ele vor fi procesate cu maximă confidențialitate și cu asigurarea securității acestora.
Temeiurile pe baza cărora prelucrăm datele dumneavoastră
Temeiurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal (altele decât datele sensibile)
Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, altele decât datele sensibile, prin prisma obligațiilor legale (de ex. Datele cu caracter personal referitoare la datele de facturare), în baza unei relații comerciale sau premergătoare acestuie (de ex. pentru servicii referitoare la recrutarea personalului), în baza interesului nostru legitim (de ex. organizarea clienților într-un sistem de evidență pentru un contact facil) precum și în baza unui consimțământ expres al dumnevoastră (de ex. dorim sa lansăm o campanie de marketing pentru promovarea unui anumit serviciu).
Putem prelucra datele dumneavoastră pentru îndeplinirea obligaţiilor noastre de arhivare, a obligaţiilor de a comunica unor autorităţi publice, la cerere, anumite informaţii sau a altor obligaţii legale.
În cadrul activității noastre în mod normal nu prelucrăm date cu caracter sensibil dar, există momente în care, pentru prestarea serviciului de recrutare ne comunicați anumite date referitoare la:
- Starea de sănătate – sunt anumite profesii pentru care nu aveți indicație medicală să o desfășurați – de ex. ture de noapte;
- Date înscrise în cazierul judiciar și cel fiscal – există profesii (cum sunt cele de magazioner, consultant fiscal, etc.) în care este obligatorie prezentarea acestor informații.
Scopurile pentru care prelucrăm date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră
Prelucrarea datelor cu carcater personal se realizează în următoarele scopuri:
1. Accesul și utilizarea aplicației web positiveworking.eu
Pentru a beneficia de Serviciile noastre trebuie să accesați platforma web. Puteți fi doar vizitator ce se informează cu privire la serviciile prestate, sau un colaborator ce ne transmite informații referitoare la un contract. Indiferent de situație suntem nevoiți să prelucrăm datele dumneavoastră de identificare online sau datele necesare accesării contului.
Prelucrarea datelor o facem în baza art. 6 alin. 1 lit. b) din RGPD respectiv – necesitatea încheierii sau executării unui contract (care include și etapa premergătoare încheierii unui contract, inclusiv prezentarea și ofertarea produselor și serviciilor).
2. Desfășurarea activităților comerciale/prestarea de servicii – recurtare, plasare forță de muncă, alte servicii
În momentul în care v-ați decis care ar fi serviciile dorite, vom avea nevoie de datele dumneavoastră de identificare, de contact, dar și informații financiare privind validare tranzacției. Totodată, în baza acestei relații precontractuale/contractuale, este posibil să ne comunicați informații referitoare la experiența în muncă, angajatori, stare de sănătate, etc.
Temeiul prelucării îl constituie pe de o parte art. 6 alin. 1 lit. c) din RGPD respectiv – obligația respectării unei prevederi legale (în special în ceea ce privește reglementările privind tranzacțiile online) dar și art. 6 alin. 1 lit. b) din RGPD respectiv – necesitatea încheierii sau executării unui contract.
3. Comunicarea dintre părți
Pentru înregistrarea în cadrul platformei, pentru utilizarea serviciilor noastre, vă vom transmite informații prin e-mail sau alte forme de comunicare electronice. Din acest motiv suntem nevoiți să prelucrăm datele de identificare și contact. Temeiul prelucrării este dat de obligația noastră contractuală de a permite accesul și utilizarea platformei iar din punct de vedere al RGPD ne încadrăm în prevederile art. 6 alin. 1 lit. b) respectiv – necesitatea încheierii sau executării unui contract.
4. Comunicări de marketing
Comunicarea cu dumneavoastră prin orice mijloace (de exemplu, e-mail, telefon mobil sau fix, mesaje telefonice (SMS-uri), poştă, mesaje transmise pe platformele de socializare sau în persoană) noutăţi privind serviciile disponibile, abonare la newsletter sau furnizarea altor informaţii care v-ar putea interesa, se bazează doar pe consimțământul dumneavoastră – art. 6 alin. 1 lit.a) din RGPD.
Deci, dacă doriți să primiți din partea noastră oferte sau să fiți la curent cu ultimele servicii sau solicitări ale partenerilor noștrii, puteți să ne comunicați datele de contact (adresă e-mail) pentru a fi incluși în baza noastră de date. Bineînțeles că aceste comunicări nu sunt obligatorii și puteți oricând să vă retrageți acordul dat.
5. Review-uri și social media
Opinia dumneavoastră e foarte importantă pentru noi, pentru modul în care trebuie să răspundem solicitărilor și cerințelor dumneavoastră, motiv pentru care aveți ocazia să ne lăsați impresii, comentarii sau păreri referitoare la serviciile noastre sau la produsele comercializate în cadrul platformei sau direct pe paginile de Social media (LinkedIn, Facebook, Instagram, Youtube, etc.).
În cadrul paginii noastre, puteți lăsa review-uri referitoare la serviciile prestate sau ofertele noastre prin accesarea paginilor de prezentare a acestora, fără a fi necesară înregistrarea prealabilă. Singura prelucrare de date este cea referitoare la înregistrările de tip cookies, despre care puteți citi aici. (link politică cookies).
Dar dacă decideți să lăsați review-uri pe unul din canalele de social media utilizate de noi, vă reamintim că fiecare din acestea are o Politică de confidențialitate proprie, pe care vă sfătuim să o studiați pentru a vă informa despre modul în care prelucrează datele. Noi vom prelucra doar informațiile relevante transmise de către acest tip de canal de promovare, dar ele de obicei sunt anonimizate și sub formă statistică. În toate aceste cazuri prelucrarea datelor se bazează pe consimțământul dumneavoastră – art. 6 alin. 1 lit.a) din RGPD dar și pe art. 6 alin. 1 lit. f) din RGPD prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de POSITIVE WORKING sau de o parte terță.
6. Customer care
Realizarea de sondaje şi adresarea de întrebări cu scopul de a obţine opinii referitoare la serviciile noastre având scopul de a îmbunătății produsele și serviciile noastre (inclusiv prin realizarea de audituri); testarea îmbunătăţirilor realizate asupra serviciilor sau produselor noastre sau a noilor noastre servicii; soluţionarea sesizărilor dumneavoastră, sunt doar câteva din exemplele pentru care prelucrăm datele dumenavoastră în temeiul art. 6 alin. 1 lit. f) din RGPD când prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de POSITIVE WORKING sau de o parte terță.
7. Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale
Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale cu privire la arhivare, contabilitate, securitate, ţinerea evidenţelor și a altor obligații pe care legislația ni le impune. – art. 6 alin. 1 lit.c) din RGPD
8. Gestiunea financiară
Eliberarea bonurilor, a facturilor şi a chitanţelor către dumneavoastră; primirea plăţilor de la dumneavoastră inclusiv înregistrarea plăților efectuate de altă persoană în numele dumneavoastră; recuperarea debitelor (inclusiv prin intermediul companiilor specializate în recuperarea de creanţe); transmiterea de notificări și corespondență comercială, elaborarea de rapoarte financiare/ operaţionale, a rapoartelor de activitate şi emiterea situaţiilor financiare/ cu privire la contracte se întemeiază pe art. 6 alin. 1 lit. c) din RGPD – respectarea unei prevederi legale dar și pe art. 6 alin. 1 lit. f) din RGPD prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de POSITIVE WORKING sau de o parte terță.
9. Soluţionarea disputelor
Formularea de cereri şi de apărări înaintea autorităţilor publice şi a altor entităţi care soluţionează dispute ce vă privesc direct sau din care faceți parte, reprezintă o prelucrare în interesul legitim al societății și se bazează pe art. 6 alin. 1 lit. f) din RGPD.
Cui vom divulga datele dumneavoastră
Ca regulă, nu divulgăm datele dumneavoastră către alte companii, organizaţii sau persoane din orice ţară (inclusiv România).
În cazul în care suntem nevoiți să divulgăm aceste date, categoriile identificate de destinatari sunt:
Colaboratori – operatori asociați – în vederea desfășurării unui contract comercial în care sunteți parte ori premergător acestuia. De exemplu, societatea de curierat care vă livrează produsele la adresa stabilită.
Site-urile partenere – prin accesarea link-urilor care duc spre rețelele de socializare sau prin participarea la diverse acțiuni și concursuri desfășurate pe acest tip de platforme. Platforma noastră poate furniza linkuri către website-uri pe care nu le controlăm. După ce faceți clic pe un link al unei terțe părți, veți fi direcționat(ă) către website-ul terței părți. Dacă vizitați oricare dintre aceste website-uri conectate, trebuie să analizați politicile lor privind confidențialitatea. Nu suntem responsabili pentru politicile și practicile altor site-uri și nu ne asumăm nicio responsabilitate pentru conținutul, politicile privind confidențialitatea și notele de informare sau practicile website-urilor sau serviciilor terțelor părți.
Autorități publice din orice domeniu – în acord cu legislația aplicabilă. În general transmitem către Administrația Finanțelor Publice date cuprinse în evidențele contabile.
Contabili, auditori, avocați și alți consultanți profesionali externi ai noștri, din România sau din cadrul Uniunii Europene – aceștia vor fi obligați printr-o lege sau prin contractul încheiat cu noi să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră.
Persoane fizice sau juridice care acționează ca persoane împuternicite pentru noi, în diverse domenii (de exemplu, servicii de plată, servicii de arhivare sau distrugere de documente etc.) de oriunde din lume, pe care îi vom obliga însă să respecte cerințele legislației care vă protejează drepturile – aceștia prestează anumite servicii pentru noi.
Orice persoană, agenție sau instanță relevantă din România sau din alt stat – în măsura necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al nostru în instanță.
Partenerii noștri, cu care ne aflăm în relații contractuale – furnizori de servicii de marketing, SEO, design, etc..
Atunci când folosim o persoană fizică sau juridică drept persoană împuternicită pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne vom asigura că aceasta a încheiat un act scris cu noi prin care își asumă, printre alte obligații pe care legislația protecției datelor cu caracter personal le prevede, obligațiile de a (i) prelucra datele cu caracter personal numai potrivit instrucțiunilor noastre scrise pe care i le-am furnizat în prealabil și de a (ii) implementa efectiv măsuri pentru protejarea confidențialității și asigurarea securității datelor cu caracter personal. Ne vom asigura, de asemenea, că actul scris dintre noi și persoana împuternicită prevede pentru aceasta cel puțin toate celelalte obligații pe care le prevede legislația aplicabilă cu privire la protecția datelor cu caracter personal.
Securitatea datelor dumneavoastră
În vederea asigurării securității datelor cu caracater personal, în special referitoare la prelucrarea, stocarea, accesul neautorizat şi de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizată ale acestora, am implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice:
Politici dedicate. Adoptăm și ne revizuim practicile și politicile de prelucrare a datelor clienților noștri și ale altor persoane, inclusiv măsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora. Verificăm constant modul în care aplicăm propriile politici de protecţie a datelor cu caracter personal şi în care respectăm legislaţia protecţiei datelor.
Minimizarea datelor. Ne-am asigurat că datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt limitate la cele care sunt necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în această notă.
Restrângerea accesului la date. Restrângem cu strictețe accesul la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm la angajații, colaboratorii și alte persoane care au nevoie să le acceseze pentru a le putea prelucra pentru noi. Toate aceste companii și persoane fizice sunt supuse unor obligații stricte de confidențialitate și nu vom ezita să îi tragem la răspundere și să încetăm colaborarea cu ei în cazul în care nu tratează protecția datelor dumneavoastră și ale altor persoane cu maximă seriozitate.
Asigurarea exactității datelor dumneavoastră. Este posibil ca din când în când să vă rugăm să confirmaţi exactitatea și/sau actualitatea datelor cu caracter personal cu privire la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm.
Instruirea personalului. Ne instruim și testăm constant angajații și colaboratorii cu privire la legislația și cele mai bune practici în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal.
Anonimizarea datelor. Acolo unde este posibil și adecvat activității noastre, anonimizăm / pseudoanonimizăm datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, astfel încât să nu mai putem identifica persoanele la care acestea se referă.
Controlul furnizorilor noştri de servicii. Introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alţi operatori – operatori asociaţi) clauze pentru asigurarea protecţiei datelor pe care le prelucrăm; această protecţie merge cel puţin până la minimul impus de legislaţie.
Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostră, nu putem garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit și puțin probabil în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.
Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita
Tratăm drepturile pe care le aveţi în legătură cu prelucrarea pe care o realizăm asupra datelor referitoare la dumneavoastră cu maximă seriozitate. Vom continua să luăm toate măsurile rezonabile pentru a ne asigura că acestea sunt respectate.
Aveți posibilitatea, în condițiile prevăzute de către RGPD, să exercitați următoarele drepturi:
Dreptul de a fi informat | Prezenta notificare de protecție a datelor furnizează informațiile pe care sunteți îndreptățiți să le primiți. |
Dreptul de acces la date | Vă rugăm să ne contactați dacă doriți o confirmare că datele dumneavoastră sunt prelucrate și dacă doriți să vedeți cum gestionate. Aveți dreptul să va exercitați acest drept oricând iar răspunsul este furnizat în termen de o lună de la data înregistrării cererii, cu excepția cazului în care cererea este nefondată, excesivă sau există indicii conform cărora va fi necesară o perioadă mai mare de timp pentru rezolvarea solicitării. În cazul în care solicitările dumneavoastră devin excesive și au o frecvență ridicată, ne rezervăm dreptul de a putea solicita un tarif pentru emiterea informațiilor. Aveți dreptul de a efectua cereri privind modul de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal, gratuit, cel puțin o dată pe an. |
Dreptul de rectificare | Vă rugăm să ne informați cu privire la orice dată pe care ați dori să o rectificăm și vom răspunde în termen de cel mult o lună de la data solicitării. Vom transmite modificările oricăror terțe părți care trebuie să le schimbe și vă vom informa că acest lucru a fost făcut. |
Dreptul de ștergere | Puteți să vă exercitați dreptul de a șterge datele dumneavoastră personale într-un număr specific de situații (de exemplu, dacă datele nu mai sunt necesare în raport cu scopul pentru care a fost creat sau vă retrageți consimțământul dat). Unde este posibil se vor respecta toate aceste cereri, deși unele detalii fac parte din dosarele permanente ale Companiei noastre, care nu pot fi în mod rezonabil eliminate, conform legii. |
Dreptul la restricționarea prelucrării | Puteți să ne spuneți că putem păstra datele dumneavoastră dar trebuie să oprim prelucrarea. Acest lucru se poate cere atunci când doriți să verificați corectitudinea datelor sau scopul procesării acestora, și doar în limitele impuse de lege. |
Dreptul la portabilitatea datelor | Datele dvs. se află înregistrate atât în format fizic cât și electronic, în baze de date prelucrate manual. Noi vom face tot ce se poate pentru a furniza informații într-un format portabil, în funcție și de posibilitățile societății. |
Dreptul de opoziție | Dacă putem, vom opri procesarea datelor dumneavoastră dacă vă opuneți procesării bazate pe un interes legitim sau dacă, în situația dumneavoastră personală, apar situații care vă determină să vă exercitați acest drept (inclusiv profilarea). Vom opri procesarea datelor dumneavoastră dacă vă opuneți procesării în scopuri de cercetare și statistici. |
Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri.
| Nu practicăm luarea deciziilor bazate pe prelucrarea automată a datelor, inclusiv crearea de profiluri, cu excepția celor referitoare la automatizarea proceselor necesare privind încheierea sau executarea unui contract. |
Ce se poate întâmpla dacă nu ne furnizați datele
În general, nu aveți o obligație de a ne furniza datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le-am menţionat în acest document. Cu toate acestea, dacă nu ne oferiți datele menționate în această notă de informare, nu va fi posibil pentru noi să vă prestăm serviciile pe care ni le solicitați, ori în anumite cazuri să le prestăm limitat. (de ex. nu sunteți obligat să furnizați un număr de telefon de contact, dar lipsa acestuia poate îngreuna procesul de livrare al produselor).
În cazul în care furnizarea datelor este o obligație legală, nefurnizarea datelor duce la imposibilitatea desfășurării activității și restricționarea serviciilor oferite (de ex. nu ne comunicați datele necesare efectuării facturilor fiscale).
Existența unui proces decizional automatizat
La fel ca multe companii, uneori folosim un process decizional automatizat pentru a vă oferi servicii mai rapide, mai bune, mai coerente și mai corecte.
Procesul decizional automatizat se referă la luarea unei decizii folosind tehnologia, fără implicarea unei persoane. Un astfel de proces reprezintă încheierea unui contract la distanță pentru serviciile noastre.
Nu vom prelucra datele dumneavoastră decât în scopul încheierii sau executării unui contract, astfel cum este prevăzut în art. 22 alin. 2 lit a) din RGPD. De aceea, în calitate de utilizator al serviiilor noastre, nu veți face obiectul unei decizii din partea noastră privind crearea de profiluri sau alte tipuri de prelucrări care să producă efecte juridice cu privire la dumneavoastră sau care să vă afecteze într-un mod similar într-o măsură semnificativă, cu excepția celor prevăzute la art. 22 alin 2 lit a) din RGPD.
Când se aplică această notă de informare
Această notă de informare se aplică în legătură cu serviciile pe care vi le prestăm prin intermediul platformei www.positiveworking.eu sau prin contractele încheiate între dumneavoastră și compania noastră.
Această notă nu se aplică în legătură cu servicii sau produse oferite de alte companii sau persoane fizice, inclusiv cele prestate de partenerii noștrii, postate pe website-urile noastre sau despre care vă informăm în alt mod.
Modificările acestei note de informare
Este posibil să modificăm această notă din când în când. În astfel de cazuri, vă vom informa în avans şi nu vom reduce drepturile pe care le aveți cu privire la datele dumneavoastră prin modificările pe care le-am putea aduce acestei note.
De asemenea, vom păstra toate versiunile anterioare ale acestei note într-o arhivă ce poate fi pusă la dispoziția dumneavoastră, la cerere, pe care să o puteți consulta.
Pentru exercitarea drepturilor dvs. referitoare la prelcurarea datelor cu caracter personal, ori dacă doriți mai multe informații privind modul în care prelucrăm aceste date, vă rugăm să ne contactați la adresa POSITIVE WORKING SRL, cu sediul în Sanpetru, Strada Venus, Nr. 14, Cam 1, jud. Brasov, Romania, CUI 47868145 sau prin contactarea Responsabilului privind Protecția Datelor cu caracter personal – la hello@positiveworking.eu.
De asemenea, e bine să știți că la nivelul României funcționează Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (“ANSPDCP”) și că aveți dreptul să depuneți o plângere atunci când considerați că v-au fost încălcate drepturile, accesând site-ul web: www.dataprotection.ro.